- Sinn und Zweck von Überschriften
- Formatvorlagen
- Nummerierung
- Schnelles Zuweisen von Überschriften
- Abgrenzung zur nummerierten Liste
Haben Sie schon einmal ein Dokument nachbearbeitet, in dem jemand die "Überschriften" einfach von Hand formatiert hat, eine fortlaufende Ziffer getippt, fett formatiert - fertig!? Dann können Sie verstehen, wenn mir dazu eine Menge Schimpfworte einfallen, die sich allesamt sehr hässlich anhören.
Manuelle Überschriften sind ... ein Ärgernis!
Der Sinn von Überschriften ist:
- es soll schnell gehen - schnell zuzuweisen, bereits nummeriert und fertig formatiert
- sie sollen immer gleich aussehen - automatisiert über eine Formatvorlage
- sie sollen sich automatisch nummerieren
- ein Inhaltsverzeichnis muss möglich sein
- die Dokumentstruktur soll brauchbar sein
- in die Kopfzeile müssen sich auf Knopfdruck Überschrifteninhalte wiederholen lassen
- Querverweise im Dokument sollen einfach zu erstellen sein
Und das alles geht nicht, wenn Sie Überschriften manuell erstellen und nicht auf die Formatvorlagen zurückgreifen. Eine manuelle Überschrift ist keine, sondern nur ein normaler Text, der nur für Sie wie eine Überschrift aussieht.
Manuelle Überschriften nummerieren sich nicht automatisch weiter, wenn ich eine neue Überschrift zwischendrin einfüge oder eine vorhandene lösche. Sie lassen sich nicht in ein Inhaltsverzeichnis zwingen und ich kann nicht in einer Kopfzeile den Inhalt der Überschrift erster Ebene automatisiert ausgeben. Ich habe keine ordentliche Dokumentenstruktur, kann keine schnellen Querverweise einbauen und muss ständig nachgucken, ob die letzte Überschrift in Größe 14pt oder 16pt war.
Aber nicht nur manuelle Überschriften sind ein Ärgernis. Auch Überschriften, die sich vom Corporate Design unterscheiden sind ein Ärgernis. Ich wiederhole: sie sind ein Ärgernis.
Wenn in Ihrer Firma Formatvorlagen für Überschriften (und andere Dinge) vorhanden sind, dann nehmen Sie sie her. Das geht für den Schreibenden schnell, einfach und unkompliziert. Jede Aushilfe, jeder Springer, jede Abendsekretärin kann an einem Dokument weiterschreiben, das sich an den Firmenstandard hält. Der Austausch von Textteilen zwischen Dokumenten ist ohne Probleme möglich, wenn alle Dokumente auf dem Firmenstandard beruhen.
Anders sieht das aus, wenn jeder sein Steckenpferd reitet. Da passt dem Einen die Größe der Schrift nicht, dem Anderen sind 0,5 cm Einrückung zu wenig und er besteht auf 0,6 cm, dem Dritten missfällt die linksbündige Anordnung und er will es zentriert haben und Chef Nummer Vier schlussendlich beharrt auf einer Nummerierung außerhalb des Firmenstandards. Mal ganz abgesehen davon, dass man als Sekretärin die Krise kriegt, wenn man für jeden Diktierenden eine Liste der Sonderwünsche führen muss, bedeutet es Mehrarbeit, vom Standard abzuweichen.
Was passiert nun zum Beispiel, wenn Sie eine andere Nummerierung wollen als der Firmenstandard vorsieht? Nehmen wir an, vorgegeben ist ein großer Buchstabe für die erste Ebene, Sie möchten aber eine römische Zahl für die erste Ebene.
- Die Sekretärin schreibt die erste Überschrift, weist die Firmen-Formatvorlage zu.
- Die Nummerierung entspricht nicht Ihrem Wunsch .
- Entweder löscht sie jetzt einfach den Buchstaben und tippt eine I. vor die Überschrift oder erstellt eine komplett von Hand formatierte Zeile für die Überschrift (wiederum mit einer getippten I) oder sie liest sich in die Geheimnisse der Formatvorlagen ein und bastelt die gewünschte Formatierung zurecht.
- In den ersten beiden Fällen muss bei jeder neuen Überschrift wieder von Hand nummeriert werden. Neu hinzugefügte oder gelöschte Überschriften führen dazu, dass das gesamte Dokument neu von Hand nummeriert werden muss.
- Für eine selber gebastelte Formatvorlage muss die gesamte Struktur aller Überschriften verändert werden. Das erfordert viel Know-How und Zeit - und widerspricht außerdem mit Sicherheit den Vorschriften in Ihrer Firma.
- Springt eine Aushilfe ein oder muss die Abendsekretärin weiterschreiben, ist das Chaos vorprogrammiert - keiner kennt die Besonderheiten Ihres Dokumentes. Die Nummerierungen werden zum Schluss hinten und vorne nicht zusammenpassen. Im Extremfall verändert die Aushilfe wiederum von Hand die Nummerierung, um sie dem Firmenstandard wieder anzupassen ...
- Zeitverlust bei 30 Seiten: zwischen 30 Minuten und zwei Stunden.
Mein Plädoyer im Zeichen des effizienten und schnellen Schreibens: Lassen Sie einfach den Firmenstandard wie er ist. Diktieren Sie nicht "Römisch drittens" oder "Doppel-A in Klammern" - sondern sagen Sie an "Überschrift erste Ebene" bzw. "Überschrift der nächsten Ebene". Sie können sicher sein, dass dem Leser nicht auffällt, ob Sie drei Millimeter weiter einrücken oder nicht. Aber seien Sie sicher, dass es jedem Kunden auffällt, wenn aus der gleichen Firma zwei Verträge kommen, die unterschiedlich formatiert sind. Und es fällt auf, wenn ein simpler 30-Seiten-Vertrag zwei Tage braucht, bis er endlich zu Papier gebracht ist.