In einem Dokument sind mehr Informationen vorhanden, als Sie auf den ersten Blick sehen können. Das meiste ist aber - entgegen reißerischen Berichten in der Presse - harmlos, schnell entfernt und auch einsehbar.
Grundsätzlich können Sie davon ausgehen:
- akzeptierte oder abgelehnte Änderungen sind nicht mehr im Dokument sichtbar zu machen
- gelöschte Texte sind tatsächlich gelöscht
- gelöschte Kommentare sind tatsächlich gelöscht
Es sei denn...
- Ihr Dokument ist schon älter und wurde mit Word 2003 oder davor erstellt
UND
- in dieser Word-Version war die Option Schnellspeicherung von Ihnen aktiviert
Nur bei diesen beiden Voraussetzungen können in Ihrem Dokument längst gelöschte, alte Textteile verborgen sein. Da es die Schnellspeicherung in Word 2007 nicht mehr gibt, kann das Problem ab jetzt nicht mehr auftreten.
Andere Elemente, von denen die Presse gerne berichtet, hat der Anwender bewusst ins Dokument gepackt - und daSs die dann irgendwo sichtbar zu machen sind, ist ja wohl klar:
- verborgen formatierte Texte
- Versionen (bis Word 2003 war das Speichern von Versionen möglich)
- Änderungskennungen, die nur ausgeblendet wurden
- Kommentare, die ausgeblendet wurden
Was steckt ansonsten im Dokument?
- Name des Autors und vorausgegangener Autoren
- Name der Firma oder Organisation
- Name des Netzwerkservers oder des Computers, auf dem das Dokument gespeichert wurde
- Name und Speicherort der Dokumentvorlage
- Formatvorlagen, die im Dokument vorhanden sind
- verwendete Schriften
- Mailanschriften, wenn das Dokument aus Word per Mail zur Überarbeitung versandt wurde
- Name des Druckers, wenn das Dokument ausgedruckt wurde
- Vorversionen, wenn Versionen gespeichert wurden
Viele dieser Informationen oder Metadaten sind sowieso im Dokument zu sehen - Formatvorlagen und Schriften werden auch beim bloßen Lesen des Dokumentes schon gezeigt; der Speicherort der Dokumentvorlage ist in einem Menü zu sehen; Autor und Organisation stehen in den Dateieigenschaften genauso wie die Mailanschrift, falls das Dokument jemals aus Word versandt wurde.
Einige Dinge gibt es in Word 2007 nicht mehr: Versenden zur Überarbeitung, Versionen und Schnellspeicherung sind entfallen. Diese Informationen können also nur aus älteren Dokumenten stammen.
Dramatisch daran ist nur, dass den wenigsten Anwendern bewusst ist, welche Informationen sie weitergeben. Ein typischer und peinlicher Fall: In den Dokumenteigenschaften steht eine ganz andere Firma als die eigene, das Dokument wird aber als eigenes ausgegeben und versandt.
Sie können diese "verborgenen" Informationen gesammelt anschauen, wenn Sie das Dokument in einem Texteditor öffnen oder aus Word heraus den Dateityp Text aus beliebiger Datei wiederherstellen wählen. Einfacher ist es, wenn Sie sich die Dokumenteigenschaften anzeigen lassen:
- Office-Menü / Vorbereiten / Eigenschaften
- Im Kopfbereich des Dokumentes erscheinen die wichtigsten Eigenschaften
- Mehr sehen Sie mit Klick auf Dokumenteigenschaften / Erweiterte Eigenschaften
Weitere Informationen finden Sie im msdn Network
- Allgemeines zu Metadaten (bezogen auf Word 2003)
- Verwalten von Metadaten in Word 2007